Ledenadministratie

From NFF-wiki
Jump to: navigation, search

Inleiding[edit]

In het bestand van de ledenadministratie worden alle Federatiekaart-houders bijgehouden. Een Federatiekaart-houder is iemand die als deelnemer aan NFF-wedstrijden mag meedoen.

Er is een procedure voor het aanmelden van nieuwe Federatiekaart-houders, deze procedure wordt hieronder beschreven , en er is een procedure voor het overschrijven van Federatiekaart-houders van de ene club naar de andere; die procedure vindt u ook hieronder.

Alle nieuwe aanmeldingen en alle overschrijvingen (van club naar club) moeten naar de NFF Ledenadministratie worden verstuurd.

Er is één formulier, dat voor beide gevallen (aanmeldingen èn overschrijvingen) gebruikt kan worden.

Dit formulier is zo opgezet dat alle benodigde informatie kan worden ingevuld of bijgevoegd; als dit formulier niet wordt gebruikt, kan het voorkomen dat niet alle benodigde informatie wordt gegeven of informatie in de verkeerde vorm.

Soms moeten bijlagen worden meegestuurd met een formulier. Als u een formulier met de post opstuurt, zal de bijlage vrijwel altijd een kopie zijn van een officieel document. Deze kopie moet uiteraard de gevraagde gegevens tonen en daarnaast ook goed leesbaar zijn.

Aanmelden van nieuwe Federatiekaart-houders[edit]

Een club die bij de NFF is aangesloten, moet in principe voor al haar leden een NFF-Federatiekaart aanvragen.

Soms hebt u trainingsleden; rijders die bij u lid worden om te trainen, maar die ook al bij een andere FCC lid zijn en daar een NFF-Federatiekaart hebben. Voor hen hoeft u natuurlijk niet ook nog een Federatiekaart aan te vragen.


Toekennen startnummer[edit]

U bepaald zelf welk startnummer (of: stuurbordnummer) aan een rijder wordt toegekend. Elke club heeft een hoeveelheid startnummers (een 'range') toegewezen gekregen, alle uit een specifiek honderdtal (bv 100-199 of 300-399 of 800-899).

U moet er wel voor zorgen dat niet hetzelfde startnummer aan twee verschillende personen van uw club wordt toegekend

Formulier[edit]

Voor het aanvragen van een nieuwe licentie, vult u het aanmeld-formulier in. Aanvragen die op andere wijze worden ingediend, zullen niet in behandeling worden genomen.

Het ingevulde formulier stuurt u op, samen met een kopie van een identiteitsbewijs. Dit om zekerheid over de geboortedatum te verkrijgen.

Als identiteitsbewijs worden door de NFF geaccepteerd:

  • Paspoort
  • ID-kaart
  • Rijbewijs
  • Uittreksel geboorteregister

Terugmelding[edit]

Na de verwerking in de ledenadministratie, ontvangt u van de NFF een kopie van uw aanmeldformulier terug. Op deze kopie is door de NFF-leden-administratie een zgn. 'kaartnummer' ingevuld.

Deze kopie is voor u het bewijs dat uw rijder ook daadwerkelijk is ingeschreven bij de NFF.

Het kaartnummer is een uniek nummer waarmee binnen de NFF-administratie alle ingeschreven rijders zijn te onderkennen. Dit is niet hetzelfde als het startnummer.

Levenslange licentie[edit]

Kaartnummers blijven levenslang gekoppeld aan personen. Iemand die in het verleden lid is geweest en na een onderbreking opnieuw lid wordt (eventueel bij een andere club) krijgt in de NFF-administratie weer hetzelfde nummer.

Een vereniging die een Federatiekaart aanvraagt voor een lid, moet bij het lid of de ouders nagaan of de betreffende persoon al eens eerder een NFF-Federatiekaart heeft gehad. In zo'n geval moet dit duidelijk bij de aanvraag worden aangegeven. De rijder wordt dan ingeschreven met hetzelfde kaartnummer dat in het verleden aan hem/haar was toegekend.

Op tijd voor een wedstrijd[edit]

Indien het juiste inschrijfformulier en de bijbehorende kopie id-bewijs tenminste een (1) week voor aanvang van een Nationale wedstrijd binnen is bij de ledenadministratie, kan deze rijder zich nog aanmelden voor deelname aan de wedstrijd.

Na sluitingsdatum van de voorinschrijving, betekent dit wel dat aanmelding alleen nog kan op de wedstrijddag zelf, met 100% verhoging.

Alle aanvragen voor nieuwe Federatiekaart houders die minder dan een week voor een nationale wedstrijd binnen komen, kunnen niet meer deelnemen aan de betreffende wedstrijd. Ook niet door aanmelding op de wedstrijddag zelf.

De ledenadministratie stuurt een kopie van het inschrijfformulier met daarop het NFF kaartnummer naar de club, zodat de club een bewijs van inschrijving heeft van alle rijders/sters.

De factuur voor een nieuwe licentie wordt door de NFF-penningmeester verstuurd.

Overschrijven van licentiehouders[edit]

Rijders kunnen met behoud van licentie worden overgeschreven tussen twee clubs.

Een verzoek tot overschrijving moet worden ingediend door de nieuwe club. Daarbij moet de club natuurlijk ook een nieuw stuurbordnummer (of: startnummer) opgeven.

Voor een verzoek tot overschrijving moet altijd het aanmeld-formulier worden gebruikt. Verzoeken die op andere wijze worden ingediend, worden niet behandeld.

Bij overschrijving van bestaande kaarthouders naar een andere club moet vermeldt worden van welke club de kaarthouder afkomstig is. Een kopie id-bewijs meesturen is dan niet meer nodig.

Afmelden van licentie-houders[edit]

Uiteraard kan het gebeuren dat één van uw leden het lidmaatschap bij uw club opzegt. De betreffende persoon wil dan misschien overgeschreven worden naar een andere club.

Overschrijven van de ene naar de andere club, moet altijd gedaan worden door de ontvangende club, dat is dus de club waar de betreffende rijder naar toe gaat. Als rijders het club-lidmaatschap opzeggen, is het NIET de bedoeling dat u hen ook direct afmeld bij de NFF.

Een licentie wordt voor een jaar betaald en is het hele jaar geldig.

De rijder kan zich nog bedenken, hij/zij kan zich ook nog bij een andere club aanmelden; kortom: voor de NFF is de licentie nog niet 'afgedaan'.

Jaarovergang[edit]

Aan het eind van elk kalenderjaar krijgt elke vereniging van de NFF een lijst met alle licenties, die tot op dat moment (jaar-einde) onder uw club vallen.

Op deze lijst geeft u aan welke licenties voor het komende (nieuwe) jaar moeten worden gecontinueerd. Als u de vertrokken leden niet opnieuw opgeeft, vervallen zij op dat moment (automatisch) als geldige licentie.

Tegelijk met het indienen van deze lijst (dus de bestaande licenties) kunt u ook eventuele nieuwe licentie-houders opgeven. Daarbij dient u dan ook de gevraagde gegevens mee te sturen (startnummer, naam, geboortedatum, kopie id-bewijs).

Deadline[edit]

Bij het toesturen van de lijst door de NFF, zal ook een uiterste terugzend-datum worden vermeld. Dit zal vrijwel altijd 31 december zijn, van het lopende jaar.

In verband met de administratieve werkzaamheden door de NFF, is het van belang dat de complete lijst ook daadwerkelijk op tijd wordt ingeleverd.

Nota Bene: als de lijst niet tijdig wordt teruggestuurd, zal de NFF alle bestaande licenties van uw club continueren. U krijgt dan in het nieuwe jaar een factuur waarop alle licenties van het oude jaar worden meegenomen.

Dat levert voor de vereniging extra kosten op; het is dus zeker onverstandig om de licentie-opgave niet op tijd terug te sturen.

Stemmen in de Federatieraad[edit]

Het aantal licenties dat aan een vereniging is toegekend op 1 januari, dus op basis van de ingestuurde totaallijst, is bepalend voor het aantal stemmen dat een vereniging mag uitbrengen in vergaderingen van de Federatieraad.