Verslag Federatieraad 22 februari 2008

Federatieraad verslag 22 februari 2008

De volgende agenda wordt afgewerkt:

Opening

Om 20.05 uur opent de voorzitter de vergadering.

Post in- en uitgaand

Er zijn enkele mailtjes binnen gekomen met afmeldingen voor deze vergadering (zie presentielijst). Er is een anonieme brief binnengekomen, deze wordt behandeld onder punt 3.

Mededelingen

• N.K. Shirts

Tijdens de Federatieraad vergadering op 23-11-2007 is een besluit genomen omtrent de eisen aan het N.K. shirt. Deze zijn aangepast zoals afgesproken in deze vergadering. Het bestuur zal dit op A5 formaat zetten en aan iedere club uitdelen voor in het blauwe statuten en reglementen mapje.

• Vordering werkgroepje jeugd gezondheid en fietscross.

Tjerk de Ruyter geeft aan dat er al iets op papier staat en dat ze gaan proberen dit in de volgende Federatieraad vergadering te presenteren.

• NFF secretariaat

Er is nog steeds een vacature om het NFF secretariaat te versterken. Men kan zich aanmelden bij een van de NFF bestuursleden.

• Baancommissarisdag

Op 1 maart is de jaarlijkse baancommissarisdag. In Assen voor de regio Noord, in Ommen voor de regio Oost/Noord-Oost en in Kootwijkerbroek voor de regio Midden en Zuid. Ook starters zijn van harte welkom, hier zal extra aandacht aan geschonken worden.

• Trainersdag

Op 8 maart is de jaarlijkse trainersdag. In Dedemsvaart voor de regio's Noord, Noordoost en Oost. In Kootwijkerbroek voor de regio's Midden en Zuid.

• Juryavond

Voor de eerste keer wordt er een juryavond gehouden.

Op 12 maart voor de regio Noord in Appingedam

Op 14 maart voor de regio Zuid in Geldermalsen

Op 15 maart voor de regio Midden in Kootwijkerbroek

Op 14 maart voor de regio Oost/Noord-Oost in Ommen

• Nationaal juryteam

Het nationaal juryteam heeft inmiddels versterking gekregen van Marga Reimink uit Nijverdal en Bennie Meinders uit Winschoten.

• Inschrijven en aanmelden

Tijdens de NK Indoor is er een uur te laat gestart, dit kwam mede door de foute inschrijvingen in de klasses, verkeerde geboortedata, of te laat komen met aanmelden. De NFF wil dit strenger gaan aanpakken. Aanmelden op de wedstrijddag. Op de wedstrijddag worden zo vroeg mogelijk lijsten opgehangen, waarop per vereniging de voorinschrijvingen worden vermeld. De clubvertegenwoordigers dienen hierop te controleren of de voorinschrijvingen zijn verwerkt conform de door hun ingestuurde inschrijvingsformulieren. Deelnemers en/of hun ouders kunnen op deze lijsten ook zien of zij in de juiste klasse/leeftijd zijn ingeschreven.

Clubvertegenwoordigers melden zich VOOR 9.30 uur bij de aanmeldingstafel van de organiserende vereniging. De clubvertegenwoordiger doet op dat moment de afmeldingen van de deelnemers en kan nog nieuwe deelnemers opgeven. Hij/zij betaalt direct de verschuldigde inschrijfgelden, inclusief de eventuele boetes voor "nieuwe"deelnemers. Alle mutaties die bij de aanmeldingstafel worden gemeld, worden door de medewerkers van de organiserende vereniging direct aan het juryteam doorgegeven. Het juryteam zorgt ervoor dat deze mutaties zo snel mogelijk worden verwerkt in het jury-programma.

Na 9.30 uur worden de nog wachtende clubvertegenwoordigers zo snel mogelijk geholpen. Na de laatste aanmelding worden er GEEN mutaties meer geaccepteerd. Zorg dus dat u op tijd komt aanmelden.

De jury stelt de wedstrijdlijsten samen met behulp van het juryprogramma op de computer. De wedstrijdlijsten worden zo snel mogelijk opgehangen.

Als na het publiceren van de wedstrijdlijsten blijkt dat er fouten in voorkomen, worden deze zo snel mogelijk gemeld aan het juryteam. Wedstrijdlijsten die niet overeenkomen met de aangemelde inschrijvingen worden nog hersteld. VERKEERDE OF VERGETEN inschrijvingen worden NIET meer hersteld.

Opmerkingen: Van alle wedstrijdsecretarissen en club-vertegenwoordigers wordt verwacht - dat zij de procedures rondom inschrijving en aanmelding kennen; - dat zij hun eigen achterban hebben ingelicht over deze procedure; - dat zij op een wedstrijddag hun eigen administratie beschikbaar hebben; - dat zij het inschrijven op de wedstrijddag zelf met terughoudendheid gebruiken en zeker niet propageren bij hun achterban. Bij het aanvragen van nieuwe licenties moet rekening worden gehouden met een reële verwerkingstijd. Een nieuwe licentiehouder aanmelden in de week voor een nationale wedstrijd, en deze dan op de wedstrijddag zelf aanmelden als deelnemer, is vragen om moeilijkheden.

Als op de wedstrijddag twijfels ontstaan over de status van een licentiehouder, moet de clubvertegenwoordiger bewijzen dat de licentie-aanvraag is goedgekeurd en afgerond. Als bewijs hiervan moet een kopie van de NFF-ledenadministratie overlegd kunnen worden. (Uiteraard heeft dit alleen betrekking op deelnemers die nog niet op de voorinschrijvingslijsten stonden).

• Anonieme brief

(Uittreksel uit de reactie van de voorzitter)

De NFF heeft een anonieme brief ontvangen. De eerste impuls was: daar doen we niks mee. Toch maak ik er nu melding van, en ik wil er ook nog iets over zeggen. Punt 1: De briefschrijver ergert zich aan de wijze waarop ouders door trackmanagers benaderd worden. Hij geeft daarbij een voorbeeld dat zich tijdens het NK Indoor heeft voorgedaan. Reactie: trackmanagers zijn de scheidsrechters van het fietscross. Zij leiden de wedstrijd. Ook voor ouders (en in het algemeen: het publiek) gelden regels. Het is niet de functie van een scheidsrechter of van een trackmanager om tijdens de wedstrijd de regels uit te leggen, maar om de regels te handhaven. Punt 2: Integriteit van de trackmanagers: De briefschrijver beschuldigt onze trackmanagers, en met name Jan de Wit, er van dat zij onprofessioneel zijn en niet integer.. Reactie: bij nationale wedstrijden zijn altijd twee trackmanagers actief, bij het NK Indoor zelfs alle vier (altijd). Wanneer rijders worden teruggezet of gediskwalificeerd, is er vrijwel altijd overleg geweest tussen twee of meer trackmanagers. Ook in de situaties in Wierden waarnaar wordt verwezen. Wat Jan zelf betreft: ik stel hier zonder voorbehoud dat Jan integer is. En dat hij dat in het verleden ook bewezen heeft. Als er een maatregel genomen wordt, kijk niet in eerste instantie wie er bevoordeeld wordt. Kijk dan in eerste instantie naar de aanleiding voor die maatregel, het gedrag of de acties van de rijder die getroffen wordt door die maatregel. Daar gaat het om. Je kunt moeilijk achteraf zeggen dat een maatregel niet had mogen worden genomen, omdat het je niet bevalt wie daardoor is opgeschoven in rangorde. Punt 3 Briefschrijver stelt dat gedupeerde fietscrossers op geen enkele wijze bezwaar kunnen indienen tegen een door de trackmanagers genomen beslissing. Reactie: de KNWU kent een beroepsprocedure voor de volgende straffen: - Intrekken van de licentie, tijdelijk of voorgoed - Uitsluiten van wedstrijden Voor andere straffen (officiële waarschuwing, terugzetten en diskwalificatie) is alleen bezwaar mogelijk tijdens de wedstrijd. Na afhandeling van zo'n bezwaar is er geen beroep meer mogelijk. Bovendien betekent een beroepsprocedure: instellen van een vaste Commissie van Beroep, met alle daarbij behorende procedures en financiële kosten.

Punt 4 Voor het laatste punt een letterlijk citaat uit de brief: "Zoals u heeft kunnen zien heb ik deze brief niet voorzien van een afzender omdat ik inmiddels het vertrouwen in uw organisatie heb verloren en ik er niet vreemd van zal opkijken dat iemand in mijn omgeving tijdens de fietscross-wedstrijden benadeeld zal worden, in de vorm van terugplaatsing en/of diskwalificatie door een van uw trackmanagers of de NFF." Reactie: de briefschrijver heeft veel negatieve gevoelens met betrekking tot de NFF. Waar dat uit voortkomt, wat zijn of haar historie is, weet ik niet; ik weet alleen dat de beschuldigingen in deze brief te weerleggen zijn. In het algemeen kun je constateren dat als er maatregelen worden genomen tegen ouders/begeleiders, dat er vaak sprake is van herhaling van hetzelfde foute gedrag of van verbaal geweld, of een combinatie van beiden.

Gelet op het hele verhaal, zou ik de clubs het volgende willen vragen: Als één van jullie leden het idee heeft dat er iets mis is binnen de NFF op de genoemde punten integriteit, bevoordeling van deelnemers en dergelijke, bespreek dan met dat lid waarom hij dat denkt. Probeer er achter te komen wat de achtergrond is. Als je als verenigingsbestuurder tot de conclusie komt dat er wellicht echt iets aan de hand is, kom dan naar het NFF-bestuur of neem contact op met je regio-vertegenwoordiger. Voor de verenigings-besturen ook nog het volgende: het wedstrijdseizoen begint zo langzamerhand weer. Zorg er voor dat de mensen die aan wedstrijden deelnemen, de ouders en begeleiders, weten waar het over gaat. Zorg ervoor dat ze de regels kennen, de gewoonten, de gebruiken en de procedures tijdens wedstrijden. Vooral bij nieuwelingen is dat erg belangrijk. Organiseer desnoods een informatieavond vlak voor de seizoensopening. Vraag eventueel of een NFF-functionaris ook aanwezig kan zijn.

Tot zover

• Meerjaren-kalender

Er is door de NFF een meerjaren kalender gemaakt. 2008 is nog een overgangsjaar, in 2009 gaat het nieuwe groepen-systeem helemaal in werking. De kalender is gemaakt tot 2020. 8 Wedstrijden, 4 vòòr het NK en 4 wedstrijden ná het NK. Deze meerjaren-kalender heeft uiteraard nog geen formele status. Jaarlijks moet tijdens de Federatieraad-vergadering in november de wedstrijdkalender voor het komende jaar bekrachtigd worden.

Notulen Federatieraads vergadering 23-11-2007.

De notulen worden goedgekeurd.

Financieel verslag

De penningmeester, Martien Bouw, doet een kort mondeling verslag omtrent het financieel verslag. Hij meld dat het saldo met € 2000,- is gestegen. Er waren 94 aanmeldingen op de wedstrijddag zelf, dus 94x boete. Voor de NFF bestuursvergaderingen hebben we een nieuwe goedkopere locatie gevonden, deze vergaderingen worden in het vervolg gehouden in de kantine van Flying Bikes te Kootwijkerbroek. Tijdens het jubileum in 2007 is er aan iedere club een nieuwe NFF vlag uitgedeeld, dat was een grote kostenpost. Verders zijn er geen vragen en wordt het financieel verslag goedgekeurd.

Kascontrole verslag

Ruud de Boer uit Nijkerk en Jan Gringhuis uit Nunspeet hebben de kascontrole gedaan bij de penningmeester. Zij vertellen dat alles er prima uitzag en hadden geen op- of aanmerkingen. Beiden stellen zich beschikbaar voor de kascontrole van 2008.

Jaarverslag 2007

Over het jaarverslag van de secretaris zijn geen vragen, aan- of opmerkingen. De voorzitter brengt nog even onder de aandacht dat het aantal licentiehouders is gestegen tot 1546.

Naamgeving nationale wedstrijden Gelderland en Overijssel.

In de Federatieraad-vergadering van 23 november 2007 is besloten dat de indeling van de nationale wedstrijden wordt veranderd. Onderdeel hiervan was dat er in de provincies Overijssel en Gelderland elk twee groepen zijn ontstaan waarin een nationale wedstrijd wordt georganiseerd. Van deze twee wedstrijden is er telkens een die Overijssels respectievelijk Gelders Kampioenschap wordt genoemd. Bij de beraadslagingen op 23 november was er een duidelijke voorkeur om de tweede wedstrijd van deze provincies te benoemen naar de streek waar ze plaatsvinden.

De clubs in Gelderland en Overijssel hebben vanaf november de mogelijkheid gehad om te reageren op de streeknamen. Gelderland was het snel eens met de streeknamen. Overijssel heeft niet gereageerd. Hengelo zegt dat de streeknaam Twents Kampioenschap moeilijk te verkopen is voor sponsors en media. Ook Dedemsvaart deelt deze mening.

Er volgt een discussie. De voorzitter maakt duidelijk dat in november besloten is om de provincienamen aan te houden, voor zover mogelijk. De Federatieraad was het er toen mee eens dat voor de 'dubbele' wedstrijden in Overijssel en Gelderland de streeknaam zou worden gebruikt. Dit deel van de besluitvorming is op verzoek van Dedemsvaart uitgesteld tot deze vergadering, omdat die namen niet op papier stonden..

Bij het bestuur zijn geen voorstellen uit Overijssel binnen gekomen. Dedemsvaart zegt wel schriftelijk gereageerd te hebben maar dit is bij het NFF bestuur nooit aangekomen. Dedemsvaart maakt nu duidelijk dat ze niet in Salland liggen.

De voorzitter geeft nog een kans om een amendement in te dienen en last een kwartier pauze in. Na de pauze en na overleg, wordt door Dedemsvaart geen gebruik gemaakt van het amendementsrecht. Vervolgens wordt er gestemd over het ge-agendeerde voorstel.

De uitslag van de stemming is als volgt:

46 stemmen voor en 18 stemmen tegen. Daarmee is het voorstel aangenomen. FCC De Vaart wenst aantekening in de notulen dat zij tegen hebben gestemd..

Evaluatie samenvallen Provinciale wedstrijden/Topcompetitie.

Het NFF bestuur heeft hier nog geen samenhangend oordeel over. Wel staat het gehele NFF bestuur achter het besluit van de gemaakte afspraken destijds: - weekenden voor de regionale wedstrijden/AK's. - weekenden voor de nationale wedstrijden/T.C. Hier zal nog inhoudelijk over gepraat worden in de volgende NFF bestuurs-vergadering.

Dedemsvaart en Bussum hebben er -vanwege dubbele licenties- problemen mee dat rijders een keuze moeten gaan maken, en dat de organisatie met een wedstrijd een aantal medewerkers moet missen. Het NFF-bestuur zal deze argumenten meenemen naar de vergadering. Afgesproken wordt hierop terug te komen in de extra Federatieraad-vergadering die indien nodig gehouden wordt op 13 juni 2008.

Rookverbod rijders ruimten.

In de Federatieraad-vergadering van november 2007 heeft de rijdersraad gevraagd om een rookverbod in o.a. het parc-ferme. Het NFF-bestuur is van mening dat er een rookverbod moet komen tijdens nationale wedstrijden, in de ruimtes waar de rijders tijdens de training en wedstrijd aanwezig moeten zijn. Dit is het wedstrijdterrein, vanaf parc-fermé tot en met de fuik, dus inclusief startheuvel en de gehele wedstrijdbaan. Dit rookverbod geldt nadrukkelijk niet voor de publieksruimte en/of de kantine. Overigens staat het een vereniging natuurlijk vrij om zelf een rookverbod voor de kantine uit te vaardigen. Er volgt een korte discussie, maar over het algemeen is iedereen wel van mening dat dit ingevoerd moet kunnen worden, we zijn tenslotte wel met sport bezig.

Rondvraag

• Rob Waaijenberg (voorzitter):

Het NFF bestuur heeft voor de verenigingen die dit jaar een nationale wedstrijd gaan organiseren een bijeenkomst gehouden. Dit omdat er verenigingen zijn die een vrijwel geheel nieuw bestuur hebben of verenigingen die nog geen ervaring hebben in het organiseren van een nationale wedstrijd. Tijdens deze bijeenkomst zijn er een aantal punten aan de orde geweest om een wedstrijd goed te laten verlopen. Daar hebben we een concept van gemaakt die we toen ook uitgereikt hebben. Voor de geïnteresseerde hebben we nog een aantal kopieën die zo opgehaald kunnen worden.

Tevens liggen er nog een aantal EHBO-protocols die meegenomen kunnen worden. Deze zijn specifiek om het optreden van de EHBO-ers tijdens de wedstrijd te kunnen verbeteren, mede omdat er vaak EHBO-ers in de baan staan die de sport fietscross niet kennen.

Ook de meerjaren wedstrijdkalender tot 2020 kan zo opgehaald worden. - Deze komt tevens op de NFF-site.

Verenigingen die nog geen NFF vlag hebben ontvangen kunnen deze aanvragen bij Rob Waaijenberg.

Als er verenigingen zijn die plannen hebben om het NK Indoor 2009 te gaan organiseren kunnen zij dit schriftelijk aanvragen bij het NFF secretariaat.

Op 17 mei 2008 is weer in samenwerking met de KNWU de Combi-wedstrijd, dit keer georganiseerd in Heiloo; wij hebben nog enkele medewerkers nodig, n.l. enkele baancommissarissen, fuikmedewerkers en medewerkers voor in het parc-ferme. Graag opgeven bij Rob .

• Jan de Wit (trackmanagers): Wat kunnen de trackmanagers er aan doen als blijkt dat 's-ochtends op de wedstrijddag blijkt dat de baan niet in orde is zoals afgesproken tijdens de baankeuring?

Antwoord:

Wanneer bij de baankeuring extra aanpassingen of verbeteringen zijn afgesproken, dan moeten de verenigingen het melden wanneer deze klaar zijn. Rieks zal dan altijd een herkeuring gaan doen. Er zal dus een deadline gesteld worden. Alleen de kleine punten zoals o.a. belijning en strobalen mogen op de dag zelf nog gebeuren. Mocht het voorkomen dat de afspraken niet binnen de afgesproken tijd (de deadline) nagekomen worden, dan kan de baan alsnog afgekeurd worden en zal de wedstrijd naar een andere vereniging uit die groep gaan.

• Jan Kusters (Tiel): Komt er een NFF draaiboek op de NFF site?

Dat zal gaan gebeuren indien deze helemaal compleet is, het wedstrijd concept zal alvast op de site gezet worden.

• Mari Jacobs (Berlicum): Ik heb nog geen presentielijst gezien.

Deze is er wel en degene die nog niet getekend hebben kunnen dit alsnog doen na de vergadering.

• Christa Dollevoet (Nuland): Omdat er met de nieuwe wedstrijdindeling acht provinciale wedstrijden zijn, tellen er dan nog steeds maar vier voor deelname aan NK?

Deze vraag is in de vorige vergadering ook gesteld, het aantal wordt bepaald door het aantal nationale wedstrijden in de periode van Pinksteren tot Pinksteren minus vier(4), met een minimum van vier (4). In jaren dat er een NK Indoor wordt georganiseerd samen met de normale 8 nationale wedstrijden, wordt het minimum dus 5.

• Cees Bosker (Assen): Wat is de vordering van de samenwerking tussen de NFF en KNWU?

Er is sinds de Federatieraad vergadering van november 2007 weinig nieuws meer te melden. De KNWU wil het liefst lange-termijn-beleid bespreken, o.a. hoe om te gaan met de nationale wedstrijden; insteek van de NFF is om eerst op praktische punten resultaat te boeken . De insteek van allen is om de BMX te promoten. De planning van 2008 is o.a. dat er drie werkgroepjes gemaakt zijn: 1. Baankeuringen/ aanleg banen, voor de NFF doet dit Jan Geerling en Rieks Dubbink i.s.m. Henk Sloesen van de KNWU. 2. Opleidingen o.a. gezamenlijke trainerscursus, voor de NFF doet dit Hedzer Rozeboom i.s.m Elco Rikaart van de KNWU. 3. P.R. Voorlichting o.a. gezamenlijke brochure, voor de NFF doet Rob Waaijenberg dit i.s.m. Inge (voorlichtster van de KNWU). Jan Hereijgers zou de vooraanzet doen maar dit is nog niet gebeurd.

• Cees Bosker vraagt of de samenwerking structureel als agendapunt op alle Federatieraadsvergaderingen kan terug keren.

Hier gaat het NFF bestuur mee akkoord

• Boukje Sluiter (Assen)

- Hoe komt het dat wij zo laat de uitnodiging en inschrijflijsten krijgen voor de nationale wedstrijden?. Deze lijsten kunnen ook later teruggestuurd worden als voorheen, dit is om zomin mogelijk mutaties te krijgen op de wedstrijddag zelf. Wel is het verstandig als men boekjes moet maken om dit ruim op tijd aan Peter Vaessen door te geven, dan kan hij rekening houden met het op tijd doorsturen van de voorinschrijvingen aan de organiserende club.

- Is de damescruiserklasse definitief en kan het niet anders geregeld worden met de samenvoeging als er niet voldoende dames zijn van een klasse? De damescruiserklasse is definitief maar als blijkt dat er structureel te weinig deelname is in een klasse dan zal deze klasse verdwijnen.

• Jellie Pater (Zevenhuizen):

- Is het verplicht dat de starters deelnemen aan de baancommissarisdag? Dit is voor de starters nog niet verplicht maar wel wenselijk. De baancommissarissen moeten wel hebben deelgenomen aan de cursus, deze is drie jaar geldig.

• Jellie Pater (Zevenhuizen):

- Wat is de leeftijd voor het NK 2008? De leeftijd wordt bepaald op 31 december van hetzelfde jaar als het NK gereden wordt. Dus als een rijder op 29 december 2008 10 jaar wordt dan rijdt deze tijdens het NK 2008 bij de 10 jarigen. Op zaterdag is het t/m 9 jaar, cruisers en promotieklasse Op maandag vanaf 10 jaar en ouder.

• Jellie Pater (Zevenhuizen):

Is het niet mogelijk om het N.K. op 1 dag te rijden in plaats van de verspreiding over 2 dagen? Dit in verband met het aantal rijders. Hier kan men een voorstel van maken.

• Harrie Reimink (Nijverdal): Er zijn dvd's te koop van de NK Indoor 2008 te Wierden, deze zijn te bestellen via de website van de Lochsprinters Nijverdal.
• Harrie Reimink (Nijverdal):

- Er zijn campingfolders voor deelnemers die willen kamperen tijdens het NCK 2008 te Nijverdal.

Sluiting

Om 22.20 uur sluit de voorzitter de vergadering.